A digitális transzformáció korában a vállalatok egyre nagyobb hangsúlyt fektetnek a belső folyamatok optimalizálására és a munkatársak támogatására. Ebben a kontextusban egy munkafolyamat-támogató chatbot bevezetése rendkívül előnyös lehet.
Az alábbiakban bemutatjuk rendszerünk, a DocuART fejlesztésének főbb lépéseit és előnyeit.
Mi hívta életre a DocuART fejlesztését?
Mint minden vállalatnál, úgy cégünknél is számos dokumentáció és folyamatleírás áll rendelkezésre a munkavállalók számára. Ezek sokszor több tíz, de akár több száz oldalas leírások is lehetnek, ami nagyban megnehezíti a dokumentumok feldolgozását, és a benne leírtak elsajátítását - főleg, ha egy új kollégáról van szó.
Innen jött az ötlet: mennyivel egyszerűbb dolgunk lenne, ha segítségünkre lenne egy virtuális asszisztens, aki bármilyen belső folyamatról, leírásról szóló kérdésre azonnal megtalálja a választ. A DocuART elsődleges célja tehát a belső folyamatok támogatása és a munkatársak segítése, tájékoztatása.
A chatbotnak minden, a céget érintő dokumentumot, folyamatleírás írásos anyagát odaadjuk. A rendszer ezt megtanulja, kinyeri a szükséges adatokat, így válaszolva meg tökéletesen a munkavállaló kérdését.
A fejlesztés kulisszatitkai
A DocuART fejlesztésének első szakaszában egy interaktív felhasználói felületet fejlesztettünk, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy nyilvánosan elérhető dokumentumokból származó információkra kérdezzenek rá. A rendszer fejlesztésének főbb feladatai a következők voltak:
- Strukturált adatkinyerés PDF és docx dokumentumokból
- Optimalizált adattárolás (vektoralapú és NoSQL adatbázisokkal)
- Intelligens kontextus-generálási mechanizmus kidolgozása
- Robusztus backend és intuitív felhasználói felületek kialakítása
- Alkalmazás konténerizálása a rugalmas telepítés és skálázás érdekében
- Átfogó tesztelés és dokumentáció
A fejlesztés második szakaszában a célunk az, hogy a rendszer bizalmas információkat is kezelni tudjon, és képes legyen speciális dokumentumtípusokat feldolgozni. Ennek keretében a DocuART képes lesz privát dokumentumok biztonságos kezelése és integrálására, speciális dokumentumtípusok feldolgozására, mint belső utasítások, folyamatleírások, és kérdés-válaszok. Továbbá a fejlesztés keretét képezte az Azure felhőszolgáltatásokkal való integráció megoldása is.
Ezekkel a fejlesztésekkel a rendszer nem csak sokoldalúbbá vált, hanem teljeskörű biztonságot és érzékeny vállalati adatkezelést testesít meg.
A fejlesztés harmadik szakaszában az alkalmazás képességei tovább bővültek: az adatbázisokban tárolt strukturált információkat is hasznosítani tudja. A főbb megvalósítandó feladatok az alábbiak voltak a fejlesztés folyamán: először is adatbázisséma-elemek szemantikus annotálása, úgy mint metaadatok hozzáadása, kapcsolatok feltérképezése. Emellett rugalmas adatforrás-integrációra és intelligens adatbázis-lekérdező asszisztens fejlesztésére (természetes nyelvű interfész SQL lekérdezések generálására) is kiterjedtek a fejlesztési feladatok. Végül, a Langchain alapú komplex asszisztens implementálása, és egy átfogó tesztelés és dokumentáció zárta a fejlesztés harmadik szakaszát. A DokuART így használható az adatbázisokból származó információkat a meglévő tudásbázissal kombinálni, amely pontosabb és részletesebb válaszokat eredményez.
A chatbotok és az operatív működés kéz a kézben járnak?
Habár a virtuális asszisztensek belső működésbeli támogatása még gyerekcipőben jár a vállalati szférában, elmondható, hogy a munkafolyamat-támogató chatbot bevezetése jelentős hatékonyságnövekedést eredményezhet a vállalatok számára. A legtöbb vállalatvezető nem is sejti, hogy munkavállalóit érdemes úgy tekinteni, mint egy elégedett vásárlót. Az általunk fejlesztett chatbot célja, hogy támogassa a belső kommunikáció minél hatékonyabb lebonyolítását, rövidítse a válaszidőt és minél pontosabb válaszokat adjon a munkavállalóknak. Az elégedettség elkötelezettséget és hűséget eredményez, ami a vállalatnak hosszú távon is jó.
A fázisokra bontott fejlesztési stratégia biztosítja, hogy a rendszer folyamatosan fejlődjön, és egyre nagyobb értéket nyújtson felhasználóink számára. Az adatkinyerési és -feldolgozási megoldások, a biztonságos dokumentumkezelés és az intelligens adatbázis-integráció révén egy robusztus, skálázható és intelligens chatbot született, amely hosszú távon is fenntartható és bővíthető marad.